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オフィス機器についてのポイントを説明します。 もし1日分の使用枚数が20枚から30枚だとしたら、多めに見て30枚として見積もり、それに20営業日をかけ合わせ、1カ月の使用枚数が600枚となります。もし正確に測りたい、というのであれば、月の初めにコピー機内部の紙をすべて新しい袋のものに換え、そこから使用した枚数を数えていくといいのだそうです。業務に支障が出ては元も子もないので、もし周囲の協力が得られれば試してみてはいかがでしょうか。ところで、今さらですが、なぜこのような月ごとの使用枚数を知る必要があるのか。
保守料金というのは1枚のコピーに対して単価を決め、毎月の使用枚数に応じて精算するサービスのこと。先ほどは一例として、コピー機にプリンターやFAX機能がついているもの、いわゆる複合機を出しました。実際、多くの事業所、企業ではそうしたコピー機を利用しているのが主流だと思われます。プリンターやFAXを1つにまとめられれば、いちいち機械をそろえる必要もありませんし、そのぶんコストが浮くと思うもの。
合理性を考えれば理にかなっているはずです。自分たちの仕事環境を見て、本当にプリンターやFAX機能が必要と思えるかどうか。あれば便利だという機能も、実際に使わずじまいならば宝の持ち腐れ。逆もまた然りです。